Sistema EDI : entenda as vantagens do seu uso
Os mercados estão cada vez mais competitivos na área de transporte e logística e as empresas buscam investir em soluções que otimizam seus processos com a aplicação de tecnologia no apoio de seu negócio e um diferencial é a adesão ao sistema EDI.
Mas o que é EDI?
EDI significa “Electronic Data Interchange” (Intercâmbio Eletrônico de Dados). É a comunicação entre empresas de documentos de negócios em um formato padrão, eletrônico padrão que substitui os documentos com base em papel, como ordens de compra ou faturas.
Ao automatizar transações com base em papel, as organizações podem economizar tempo e eliminar erros dispendiosos causados pelo processamento manual.
Como essa economia acontece?
As informações se movimentam em um aplicativo de computador. Os padrões EDI definem a localização e a ordem de informações em um formato de documento, e os dados podem ser compartilhados rapidamente em vez de ao longo de horas, dias ou semanas que são necessários quando documentos de papel ou outros métodos são usados, tudo graças à automação.
O que pode ser compartilhado pelo EDI?
Os mercados as empresas parceiras usam a integração de EDI para compartilhar uma variedade de tipos de documentos no Layout EDI que possui um manual que mostra em detalhes como devem ser gerados os arquivos e como também devem ser transmitidos. Essa integração facilita as parcerias comerciais e possibilitam a troca de mercadorias e de serviços com suas redes de cadeias de fornecimento e business-to-business (B2B).
Na área de logística e transporte a EDI proporciona mais agilidade para circulação de alguns documentos como:
notas fiscais;
conhecimentos eletrônicos;
comprovantes de entrega;
ocorrências de transporte;
dados sobre a sua fatura.
Que impactos o sistema EDI oferece em Transportes e Logística?
O uso do sistema simplifica o processo de troca de informação. Entre os muitos exemplo de como utilizar o sistema estão: envio de arquivo de pedido eletrônico de compra, transmissão de notas fiscais entre o embarcador e a transportadora, envio de ocorrências referentes às coletas e entregas, envio de pré-fatura de transporte – que são os valores de transações que já foram liberados para faturamento, transmissão de cobranças e boletos que antes eram enviados manualmente, solicitação de pedido de separação de cargas em armazéns.
Estes são apenas alguns exemplos dos benefícios do uso do sistema.
Que benefícios o sistema EDI oferece?
O sistema oferta ganhos de tempo e recursos, além de auxiliar a rotina operacional de armazéns de carga quando o proprietário de uma carga solicita a separação do seu pedido, por exemplo.
Para a transportadora:
· Agiliza o recebimento das informações de Notas Fiscais a serem transportadas
Evita erros e perda de tempo na emissão dos documentos fiscais de transporte porque elimina a digitação manual;
Melhora a produtividade, praticidade e segurança no dia-a-dia das operações de transporte;
Fortalece a parceria entre transportadoras e embarcadores, o que favorece a fidelização dos clientes;
Evita erros de entrega e insatisfação por parte dos clientes;
Mantem seus clientes informados sobre a situação de entregas e ocorrências relativas às suas mercadorias (rastreamento de cargas);
Elimina o envio de faturas em papel, economizando nos custos com correios, graças ao envio de arquivos com fatura digital;
Diminui o prazo para receber os valores de frete dos seus clientes.
Para o Embarcador:
Facilita e agiliza a auditoria de fretes, pois elimina a necessidade de se realizar manualmente o processo de lançamento de dados das faturas recebidas
Elimina erros e aumenta a agilidade nas operações para diminuir o tempo de conferências dos valores de frete que constam nas faturas;
Melhora a capacidade de comunicação para manter um bom nível de qualidade nos serviços, por meio da troca de informações entre os sistemas computacionais existentes na rede de parceiros;
Reduz custos, já que utiliza a troca eletrônica de dados e informações relevantes que transitam na rede e passam a ser aproveitadas pelos sistemas envolvidos, evitando a obrigação de se fazer o serviço manualmente que, além de caro, demora bastante e está sujeito a erros.
Sem dúvidas o desenvolvimento de tecnologias como estas capazes de digitalizar a comunicação entre as partes envolvidas no transporte de mercadorias é a melhor maneira de garantir a acuracidade na hora de emitir documentos fiscais, relatórios de acompanhamento de embarque e desembarque de produtos, além de diversos outros arquivos necessários ao bom funcionamento de gestão de logística.
No passado o processo manual causava problemas que poderiam comprometer toda a operação com essas alternativas esses erros diminuem e o comprador pode acompanhar todo o processo de transporte da sua compra.
Gostou das informações e quer saber mais sobre a MMA Cargas Expressas?
Navegue pelo nosso site, Instagram, Facebook, LinkedIn ou Twitter.
Se quiser nos contratar para realizar as entregas da sua empresa, entre em contato com nosso departamento comercial através do telefone (27) 3089-4600 ou envie uma mensagem para o e-mail:
Para fazer parte do time da MMA Cargas Expressas você pode cadastrar seu currículo em nosso banco enviando um e-mail para (*Atenção! A MMA nunca cobra taxa de inscrição para os candidatos às vagas).
Como a sua empresa pode aproveitar as vantagens do EDI
Como a sua empresa pode aproveitar as vantagens do EDI
Saiba como funciona o sistema, quais são os arquivos utilizados e os seus benefícios
Um dos grandes desafios dos gestores é conseguir organizar a comunicação entre os setores da empresa, utilizando seus próprios canais e sistemas de informação. Essa tarefa se torna mais complexa quando acrescentamos fornecedores, parceiros e clientes à rede que compõe o dia a dia corporativo.
Chega a ser difícil compreender como, antigamente, as companhias conduziam seus negócios com registros manuais. Em meio a esse cenário, em 1961, o Comitê para o Desenvolvimento do Comércio da ONU iniciava a busca pela simplificação e padronização dos documentos referentes ao comércio exterior.
Logo, em 1968, o Comitê de Coordenação de Transporte de Dados (TDCC) avançou para o desenvolvimento de padrões de mensagens entre empresas. Desde então, houve uma série de esforços e melhorias em torno do tema, buscando a padronização, automatização e simplificação das transações comerciais até chegarmos ao EDI atual.
Você deve estar se perguntando: afinal, o significa EDI? Nos próximos tópicos vamos abordar o que é, quais os benefícios, tipos de arquivos usados e sua contribuição na gestão da cadeia produtiva.
O que é EDI
Electronic Data Interchange, mais conhecido como EDI, significa Intercâmbio Eletrônico de Dados ou Troca Eletrônica de Dados. De forma simples, refere-se à transmissão eletrônica de documentos padronizados entre sistemas de computadores diferentes.
Calma, vamos ver como funciona na prática e ficará mais claro. Imagine quantos parceiros comerciais possui uma empresa, por exemplo, grandes montadoras colecionam em média 2,5 mil fornecedores.
Para manter o fluxo de operações da cadeia produtiva funcionando perfeitamente, é preciso estabelecer uma comunicação constante, precisa e ágil com todas as empresas. A partir dessa necessidade, surgiu o EDI para automatizar o envio e recebimento de documentos entre parceiros comerciais.
O sistema é uma forma de aumentar a eficiência no processo de intermediação de negociações. Para isso, as partes envolvidas precisam estabelecer o padrão EDI que será utilizado. Esse formato padronizado é chamado de layout EDI e desempenha funções de manual de instruções para orientar como os arquivos devem ser gerados e transmitidos. Dessa forma, é possível cruzar informações relativas à Nota Fiscal, comprovantes, dados de produtos, entregas e pagamentos.
Benefícios do EDI
Automatizar etapas recorrentes que eram realizadas de maneira manual, já é uma grande vantagem para o desempenho da corporação. Confira outras vantagens do EDI:
• Redução de falhas;
• Redução de custos;
• Redução do lead time;
• Agilidade nos processos;
• Melhora na comunicação;
• Melhora o atendimento;
• Aumento de produtividade;
• Segurança das informações;
• Melhora no controle de cadastros;
• Redução de erros na codificação de mercadorias;
• Ajuda a coordenar operações e vendas complexas;
• Viabiliza a gestão de grande quantidade de produtos;
• Melhora no controle de produtos em estoque e transporte.
Arquivos enviados por EDI
1. Notas Fiscais – NOTFIS: contém as mesmas informações das notas fiscais, porém com a Nota Fiscal Eletrônica as empresas preferem enviar no formato “xml”.
Veja o que muda com a nova versão da NF-e 4.0.
2. Conhecimentos de transporte – CONEMB: contém informações sobre Conhecimentos de Transporte gerados pelas transportadoras. Quando há redespacho, os dados são enviados de transportadora para transportadora.
3. Ocorrência de entregas – OCOREN: contém informações sobre os produtos durante o transporte como atrasos, extravios e danos (coletas e entregas realizadas).
4. Pré-fatura de transporte – PREFAT: contém informações sobre todas as faturas liberadas para realizar o pagamento.
5. Documento de cobrança – DOCCOB: contém informações sobre a lista de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) que foram liberados para pagamento.
EDI na Logística
Antes de conquistar empresas de todos os segmentos, o EDI começou a ser aplicado no varejo e na indústria de transportes. Assim, desde o início contribuiu com a área de logística, sendo o EDI PROCEDA o padrão mais adotado pelo setor.
Não apenas o mais conhecido, mas também o pioneiro. Na década de 90, uma empresa especializada em serviços de tecnologia da informação chamada Proceda desenvolveu um formato padronizado para compartilhar dados referentes ao transporte. O padrão funcionou e começou a ser incorporado por marcas de todo o país, tornando-se referência.
Com o tempo o sistema precisa de atualizações para atender melhor às necessidades das companhias, exigindo novas versões sem prejudicar as atividades corporativas, negociações comerciais e a compatibilidade com fornecedores.
Saiba quais são as três áreas da Logística Integrada.
EDI no Transporte
Como uma das etapas integrantes do setor de logística, o transporte de produtos requer grande troca de dados e relatórios para garantir que a mercadoria irá chegar no local e momento certo. Nessa fase, o sistema EDI ajuda a empresa contratante e a transportadora durante o processo.
Basicamente, o fluxo acontece da seguinte maneira: a empresa reúne as notas fiscais eletrônicas dos produtos que serão despachados e gera um arquivo NOTFIS em seu sistema com acesso ao EDI. O documento é enviado a transportadora, que confere as informações e gera outro arquivo denominado Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) – registro que acompanha todas as etapas do serviço de transporte. Com o CT-e, é possível produzir outros modelos de EDIs como CONEMB, DOCCOB e OCOREN, que permitem o rastreamento dos itens e atualização do TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transporte).
Ou seja, por meio do EDI a empresa contratante pode enviar para a transportadora, por exemplo, informações sobre notas fiscais e cargas liberadas para faturamento. Já a transportadora pode direcionar para o seu cliente informações como entregas realizadas, entregas não realizadas ou malsucedidas, itens embarcados para transporte, itens faturados, dados de cobrança pelas entregas realizadas.
Como um ERP atua nesse processo
As atividades dentro da indústria são complexas e dinâmicas e quanto mais automatizado for o processo, mais produtiva será a fábrica. Por isso, todas as etapas da cadeia produtiva devem ser otimizadas pela tecnologia e integradas pelas ferramentas certas. Esse alinhamento inclui o sistema EDI.
Mais do que ajudar a compartilhar informação e acompanhar a evolução da fabricação, o ERP tem uma função importante nesse processo uma vez que o software tem a capacidade de traduzir para o usuário os dados contidos no arquivo EDI.
Então, a solução de gestão importa os documentos EDI, decodifica a informação que está em arquivo texto para o usuário, gera os pedidos de forma automática e encaminha esse conhecimento para as ferramentas que integram a gestão de departamentos como estoque, logística e financeiro.
Integração com WMS
Dentro do ERP, você encontra recursos como o WMS (Warehouse Management System), ferramenta especializada em controle de estoque. Essa área do ERP permite automatizar as atividades operacionais do armazém, localizar com rapidez os produtos estocados e controlar a entrada e saída dos itens.
As informações produzidas e organizadas pelo EDI, por serem sobre movimentação de materiais, estão diretamente ligadas a administração realizada pelo WMS. Com dados sobre a entrega de produtos, tempo de deslocamento dos itens, pagamentos efetuados, especificações de peças, rastreabilidade das mercadorias, entre outras indicações que o sistema oferece, os profissionais da cadeia produtiva conseguem controlar melhor o estoque e, consequentemente, o fluxo de valor. Além disso, a indústria melhora o relacionamento com os seus parceiros e clientes.
Veja como o WMS otimiza a intralogística da sua indústria.
EDI na Indústria Automotiva
O compartilhamento rápido e confiável do EDI desempenha um papel importante em qualquer empresa. No entanto, para algumas indústrias ganha ainda mais relevância por contribuir fortemente com a metodologia de trabalho de sua cadeia de suprimentos, como é o caso da indústria automobilística.
Descubra como a Indústria Automotiva 4.0 vai mudar o mercado.
O sistema facilita a comunicação e negociação entre montadora e fornecedores. Assim que o contrato é fechado, a montadora gera os arquivos pelo software de gestão e envia para os fornecedores informando a quantidade, data e local de entrega das peças e notas fiscais recebidas. Além do sistema EDI ser um aliado essencial no Sistema Toyota de Produção e Just in Time.
O sistema EDI é a tecnologia a favor das relações comerciais, contribuindo com a otimização e gestão das empresas. Quando o seu negócio utiliza a ferramenta certa, melhora não apenas o relacionamento com os agentes intermediários, mas também a própria gestão da cadeia produtiva.
O que é EDI? Conheça as vantagens e saiba como implementar
No dia a dia, todo empresário sabe que o ativo mais importante para o sucesso da operação é gerenciar o tempo, e uma das ferramentas mais eficientes em fazer isso é de fato o que é o EDI.
EDI, Electronic Data Interchange, que em bom português seria intercâmbio eletrônico de dados, é uma maneira digital, simples e eficiente de conectar embarcadores e empresas logísticas para garantir um transporte mais eficiente.
Porém, com o crescimento da inteligência artificial, o EDI está se tornando uma solução do passado. Vamos entender exatamente o que é EDI, como funciona e o que o futuro traz para a evolução dessa tecnologia para a sua empresa.
Boa leitura.
O que é EDI?
A sigla EDI significa Eletronic Data Interchange, que podemos traduzir livremente para intercâmbio eletrônico de dados, interligando sistemas de duas empresas diferentes de forma totalmente automática.
Geralmente, esse intercâmbio é feito por parceiros comerciais, e é bastante comum entre empresas transportadoras e os contratantes de seus serviços, o que permite mais agilidade nos processos.
As mensagens eletrônicas são enviadas e processadas automaticamente pelas empresas, e isso representa uma economia de tempo gigantesca para o dia a dia da operação.
Como a inteligência artificial traz soluções que vão além do EDI?
As soluções modernas, por meio da inteligência artificial, entendem como conectar uma informação sem a necessidade de implementar sistemas em todos os pontos de conexão, traduzindo e interpretando dados de forma automática. Com isso, a implantação depende somente de quem irá receber as informações.
Automatização dos processos nas empresas é a maneira mais eficiente de otimizar e economizar tempo com as tarefas do dia a dia, e em várias atividades ainda traz mais assertividade, uma vez que os dados são coletados direto da fonte, mitigando erros humanos.
Além disso, há outros benefícios que sua empresa pode aproveitar adquirindo essa ferramenta.
Comunicação ágil
Os processos que dependem de troca de informações das empresas podem ficar travados simplesmente porque a informação não chega, porém, quando são padronizadas, podem ser enviadas automaticamente.
Ou seja, o seu parceiro não precisa esperar para dar sequência num procedimento logístico, por exemplo, uma vez que a informação chega a ele automaticamente.
Mais eficiência
Com as informações em tempo real disponibilizadas pelos EDIs modernos, os fornecedores podem saber exatamente o que será necessário, permitindo assim um melhor gerenciamento dos estoques.
O embarcador também pode se organizar melhor quanto a sua demanda, pois saberá exatamente como será o transcorrer da logística.
Otimiza a prestação de serviços
Esse processo, onde as informações são integradas e disponíveis em tempo real, permite que as entregas sejam otimizadas, evitando faltar produtos na prateleira.
Menos burocracias e custos
Só em papel de impressão e gastos com telefonia a economia já é absurda, fora que, com as informações assertivas disponíveis automaticamente, não serão necessários processos burocráticos que dependam de assinaturas de gestoras.
Com a certeza das informações disponíveis, não há necessidade de aprovações.
Mitigar erros
A automatização dispensa a necessidade de preenchimentos manuais, sendo assim, os erros humanos são amplamente mitigados, e sabemos que, com menos erros na operação, menores são os prejuízos.
Fortalece o relacionamento entre parceiros
O uso de EDI moderno agrega mais credibilidade ao processo e isso permite com que as relações entre as empresas sejam mais transparentes, o que é ótimo para fortalecer a parceria.
Como funciona a troca de informações através do EDI tradicional?
As trocas são feitas mediante a aprovação e o comum acordo entre as empresas, que precisam estar dispostas a fazerem essa troca de dados, desde que esses sigam um padrão para garantir a confiabilidade dos processos.
Existe até uma forma para padronizar essa troca de dados, que é chamado de “layout EDI”, um guia contendo as diretrizes de como esses arquivos devem ser gerados e transmitidos entre as empresas parceiras.
E como funciona o EDI moderno com inteligência artificial?
Ao contrário do parágrafo anterior, o EDI moderno não depende de layouts, sendo capaz de interpretar e traduzir dados em diferentes contextos usando a inteligência artificial. Sem acordos, sem depender de guias e diretrizes gerando ganhos significativos de produtividade e nível de serviço.
Como aplicar EDI moderno na sua empresa: confira o passo a passo
Para aplicar um processo de EDI, seja qual for o tipo, é preciso entender quais são as informações que serão pertinentes para otimizar as operações.
Então, separamos um passo a passo para fazer a implementação de um EDI na sua empresa, confira:
1. Obtenha o modelo de pedidos com o parceiro
Com os dados do modelo de pedidos, a inteligência artificial irá se adaptar à realidade de cada parceiro e começar a interpretar e integrar as informações.
2. Estabeleça o fluxo de informações
Nem todas informações serão relevantes para ambas as partes, portanto é fundamental definir quais dados devem ir e voltar no processo de intercâmbio.
A ideia é que o processo seja prático, então, quanto mais assertivas forem as informações, mais ágil será a operação.
3. Priorize a curadoria de dados
Com o processo de curadoria, a inteligência artificial do EDI moderno irá entender cada vez mais os seus dados para que a integração ocorra sem erros e trazendo cada vez mais resultados positivos, sem necessidade de criação de layouts.
4. Busque uma ferramenta adequada
As informações precisam ser acuradas e automatizadas, para isso, um sistema eficiente é o que sua empresa precisa para realmente ser eficiente.
Pensando nisso, a Weduu criou o ped +, um sistema de pedidos online otimizando o desempenho da equipe de vendas e automatizando tarefas operacionais.
O nosso sistema também permite uma fácil integração para que possa ser usado como EDI moderno com seus parceiros.
Conheça o ped+ e entenda como a solução da Weduu é a mais eficiente para sua empresa.
Conclusão
Agora que você sabe bem diferenciar o EDI tradicional e o EDI moderno com inteligência artificial, consegue ver como a otimização dos processos passa pelo acesso a informações relevantes e assertivas?
Então, conte com uma plataforma que reúna esses dados de forma simples e de fato otimize o sistema de força de vendas e tomada de pedidos no seu varejo.
A Weduu tem soluções modernas e eficientes para sua empresa, conheça.
Se estiver pensando em obter ainda mais resultado, conheça também o vend+, o nosso sistema de gestão de canal indireto.