O que é e quais são as vantagens da troca eletrônica de dados (EDI) – Blog Nexxera
A troca eletrônica de dados – ou EDI (Electronic Data Interchange) – é um software que tem como objetivo fazer a integração entre os sistemas das empresas com os de seus clientes, fornecedores, instituições financeiras e demais parceiros de negócios.
Com a expansão do comércio e o uso cada vez maior de ferramentas tecnológicas, as empresas passaram a ter diversas relações comerciais e, por consequência, um grande volume de troca de dados.
Diante disso, as organizações começaram a perceber a necessidade de agilizar transações, automatizar processos e tornar as informações mais claras para todos os envolvidos.
É aí que a troca eletrônica de dados surge como um importante recurso para auxiliar as empresas a integrar sistemas, melhorar a comunicação entre parceiros e trazer inúmeros benefícios, visando melhores resultados para o negócio em si.
Quer conhecer mais sobre o EDI e como ele pode ser vantajoso para sua empresa? Então, continue com a gente e entenda, a seguir!
O que é e para que serve a troca eletrônica de dados?
Normalmente, as empresas trabalham com um conjunto de softwares para desenvolver suas operações.
Porém, esses sistemas costumam ser feitos por diferentes prestadores de serviço, funcionando de diferentes formas.
Entretanto, ao estabelecer relações com parceiros de negócios, a dificuldade em processar e trocar dados entre sistemas distintos se torna ainda maior.
Dessa forma, é preciso transformá-los, gerar integrações e até modificar programas para atender a uma demanda específica.
Vamos para uma pergunta: Você pode perceber como tudo isso gera custos e ineficiência, não é mesmo?
Então, é nesse contexto que se insere a troca eletrônica de dados, um software capaz de padronizar a comunicação, mesmo que entre plataformas diferentes.
Por meio de um padrão de comunicação preestabelecido – chamado de Layout EDI –, os parceiros de negócio podem gerar e compartilhar arquivos, de modo que essa troca de informações seja facilmente compreendida.
Isso é de suma importância, por exemplo, para a gestão financeira e logística.
O EDI financeiro faz a integração dos sistemas da empresa com os da sua instituição bancária, podendo enviar e receber mensagens como:
Extrato bancário de uma ou mais contas;
de uma ou mais contas; Folha de pagamento dos salários dos funcionários;
dos funcionários; Pagamento de fornecedores ;
; Recibo do banco para pagamentos realizados.
Com essa integração, a empresa também pode automatizar as transações financeiras com os seus clientes e fornecedores.
Aplicando o EDI ao setor de transporte, é possível realizar uma ampla troca de informações, tais como:
Envio do pedido de compra;
Transmissão de notas fiscais;
Envio de cobranças ou boletos;
Atualizações sobre transporte, coletas e despachos;
Envio da fatura de frete;
Pedido de separação de carga.
Quais são as vantagens da troca eletrônica de dados?
Como você viu, o EDI é uma solução necessária para empresas que querem melhorar a comunicação com seus parceiros comerciais.
Além disso, faz com que a troca de dados seja mais ágil, clara e segura.
Descubra quais são as principais vantagens que esse recurso pode trazer à sua empresa!
1. Comunicação padronizada
Os principais componentes de um software de troca eletrônica de dados são:
Mensagens estruturadas : as mensagens podem ter diferentes padronizações e formatos (como XML, TXT e CSV), variando de acordo com o sistema utilizado;
: as mensagens podem ter diferentes padronizações e formatos (como XML, TXT e CSV), variando de acordo com o sistema utilizado; Programa tradutor : as mensagens enviadas e recebidas entre diferentes sistemas são traduzidas pelo programa tradutor para que os sistemas possam se comunicar;
: as mensagens enviadas e recebidas entre diferentes sistemas são traduzidas pelo programa tradutor para que os sistemas possam se comunicar; Comunicação: as mensagens traduzidas são, então, enviadas para o seu destino pré-configurado, o que pode ser feito por diversos meios de comunicação (e-mail, diretório, servidor de arquivos FTP etc).
Com base nesse modo de funcionamento, podemos notar que a comunicação se torna padronizada, facilitando a transmissão e o recebimento de dados entre programas distintos.
A partir de melhores transações de dados com clientes e fornecedores, você fortalece as parcerias, ganha vantagens competitivas e, ainda, agrega valor ao seu negócio.
2. Redução de tempo e esforços
Como vimos anteriormente, as organizações podem utilizar variados sistemas.
Além disso, podem se relacionar com parceiros que trabalham com outros formatos, estruturas e maneiras de processamento de informações.
Assim, a empresa precisa transformar seus dados de acordo com as plataformas utilizadas pelos stakeholders, para que estas sejam capazes de interpretá-los e processá-los.
Sem um software para a troca eletrônica de dados, isso demandaria um enorme tempo para que a comunicação entre parceiros fosse possível.
Também contaria com o esforço manual para a inserção de dados em aplicativos não integrados que seria exigido.
Muitas vezes, ainda, os desenvolvedores precisam criar novas integrações e modificações nos sistemas, o que demanda mais gastos.
Com o EDI, tudo é feito de forma automatizada, reduzindo a perda de esforços desnecessários.
3. Maior agilidade em processos
Com uma comunicação padronizada, você garante mais agilidade em seus processos operacionais, financeiros e fiscais.
Como vimos, o EDI financeiro permite a troca eletrônica de dados mais rápida, simples e prática.
Não apenas as transações bancárias podem ser facilitadas, mas também os procedimentos financeiros e mercantis da sua cadeia de suprimentos.
Isso porque a troca de documentos – como notas fiscais, pedidos de compra, cobranças ou pagamentos – é automática.
Além disso, as empresas que lidam com transportadoras não precisam fazer o lançamento manual das faturas recebidas, tornando a conferência e auditoria de fretes mais eficaz.
Tudo isso economiza o tempo gasto com atividades rotineiras e puramente operacionais.
Por consequência, os processos se tornam mais ágeis, aumentando a qualidade do serviço.
4. Atendimento diferenciado
Com a troca de dados entre sistemas, o nível de serviço tanto recebido quanto oferecido se torna melhor.
Isso porque o EDI melhora a capacidade de comunicação entre as empresas através da padronização dos formatos e das estruturas das mensagens.
Além disso, a empresa se torna capaz de:
Operar com um alto volume de informações;
Trafegar uma quantidade imensa de arquivos;
Atender diferentes processos de negócios;
Trabalhar com operações mais complexas.
Isso torna o atendimento diferenciado, gerando melhores oportunidades, expansão dos negócios e maior lucratividade para a empresa.
5. Diminuição de falhas e gastos
A troca eletrônica de dados usa meios automatizados para a comunicação entre sistemas.
Sendo assim, a entrada de dados manual na plataforma é simplesmente eliminada.
Isso significa que o EDI reduz a necessidade de intervenção humana e, dessa forma, você ganha mais duas vantagens.
Primeiro, a digitalização reduz falhas humanas; somado ao fato de que ocorre em um meio seguro, com a integridade e confidencialidade das informações.
E, segundo, ajuda na redução de gastos administrativos, como custos com correio e impressões em papel.
6. Alto nível de performance
Outra vantagem da troca eletrônica de dados é que as equipes podem atingir um alto nível de performance.
Afinal, com a adoção do EDI, sua empresa já garante diversos benefícios, abrindo espaço para melhores desempenhos no fluxo de trabalho.
Com tudo o que vimos acima, o EDI se torna um verdadeiro otimizador de rotinas na produtividade do seu time financeiro.
Sem se preocupar tanto com questões operacionais, os colaboradores podem se dedicar às atividades estratégicas e de gestão, a fim de gerar melhores resultados para o negócio.
Como implantar um software de troca eletrônica de dados na sua empresa?
Agora que você conhece as vantagens da troca eletrônica de dados, quer implantar um EDI na sua empresa?
Mas, antes disso, é preciso levar em consideração alguns fatores:
Não tome uma decisão sem antes garantir o comprometimento e a integração de sistemas por parte de todas as empresas envolvidas;
Determine os tipos de informações que serão transmitidos entre os sistemas;
Escolha qual Layout EDI será utilizado;
Defina os formatos de mensagem que serão empregados;
Estabeleça um padrão de comunicação para a troca de dados;
Combine com os envolvidos a configuração dos sistemas para adaptação do Layout EDI;
Determine os usuários e responsáveis pela troca de mensagens através do EDI;
Realize treinamentos com as equipes que irão operar os sistemas;
Teste a integração, avalie a comunicação e faça as correções, se necessário.
Como você viu, a troca eletrônica de dados traz muitos benefícios, podendo ser o diferencial que falta para trazer mais lucratividade ao seu negócio.
Gostaria de saber mais sobre o assunto e como funciona um software de troca eletrônica de dados? Então conheça o Hubly Nexxera e veja o que podemos fazer por você!
O que é o EDI e quais as suas vantagens para as empresas?
A faturação eletrónica tem sido cada vez mais uma tendência entre empresas, no sentido em que enviam os seus documentos frequentemente por email assinados eletronicamente. O EDI já não é uma novidade no âmbito de grandes empresas, mas, com a introdução da faturação eletrónica no setor público e consequente obrigatoriedade o seu uso, ganhou um novo destaque.
A verdade é que, pelas suas características, o EDI traz muitas vantagens para as empresas a nível de recursos, tempo e não só. Neste artigo explicamos quais.
O que é o EDI?
O EDI, sigla para Electronic Data Interchange ou, traduzido, Intercâmbio Eletrónico de Dados, é, de forma resumida, uma tecnologia de transmissão de dados que permite transferir e importar digitalmente dados de documentos entre entidades.
Com o EDI, os dados são gerados seguindo um formato estruturado, como o XML, o CIUS-PT ou o UBL2.1, com sintaxe e parâmetros próprios de comum leitura entre plataformas, que permitem que a informação gerada num dispositivo, como uma fatura ou outro documento de relevância fiscal, seja recebida e importada de maneira correta e automaticamente noutro dispositivo.
Devido à sua fiabilidade, o EDI é um dos procedimentos permitidos pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) para a utilização da faturação eletrónica entre empresas privadas previstos no Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro , e é requisito obrigatório para a faturação eletrónica por parte dos fornecedores do setor público.
Para que serve o EDI?
Tradicionalmente, cada produtor de software usa linguagens de programação diferentes e estruturas próprias. O que quer isto dizer? Que, mesmo que tenham obrigatoriamente de incluir certos requisitos impostos pela AT para poderem ser certificados e usados, como no caso do software de faturação, cada empresa acaba por usar o seu próprio sistema de dados.
Tal implica que, sendo determinado documento exportado de um programa e transformado em PDF, por exemplo, a sua transmissão por via digital é possível, mas a sua transferência automatizada para outro software não, devido à inexistência de uma estrutura de parâmetros comum.
O EDI, como referido, vem trazer um formato estruturado e parametrizado, de acordo e em cumprimento com a legislação e requisitos aplicáveis, que permite essa estrutura comum e a transferência de dados entre empresas, sendo integrada automaticamente no sistema do destino, com muito pouca interferência humana.
EDI e faturação eletrónica nos contratos públicos
A alteração do Código dos Contratos Públicos (CCP) para prever a implementação da faturação eletrónica no setor público começou em 2017, com o Decreto-Lei n.º 111-B/2017 , que transpôs a Diretiva 2014/55/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014 , sendo depois alterado pelo Decreto-Lei n.º 123/2018 , que definiu os prazos de adoção consoante os tipos e as dimensões das empresas.
Devido aos constrangimentos provocados pela pandemia da Covid-19, os prazos de adoção foram sofrendo sucessivos adiamentos, o último dos quais pelo Decreto-Lei n.º 104/2021, de 27 de novembro . Assim, vigoram os seguintes prazos para as empresas começarem a ter de emitir faturas eletrónicas para o setor público:
– a partir de 1 de janeiro de 2021 para as grandes empresas;
– a partir de 31 de dezembro 2022 para as micro, pequenas e médias empresas, assim como as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.
A responsabilidade de coordenação e implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos é da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap, I. P.), que instituiu o modelo de dados semânticos CIUS-PT como norma para a faturação eletrónica no setor público, sendo também admitidos documentos no formato estruturado XML.
EDI e faturação eletrónica nas empresas
Na sequência da digitalização das faturas no e para com o setor público, o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, veio instituir regras que permitem a existência de faturas eletrónicas entre o setor privado.
Apesar de, de forma informal, as empresas já terem o hábito de enviar faturas no formato digital, em PDF, por exemplo, foram formalizadas regras para a emissão desses documentos para garantir que estas faturas têm uma validade e fidedignidade equivalentes às faturas em papel.
Assim, para garantir a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos fiscais, deve ser adotado um dos seguintes procedimentos:
– aposição de uma assinatura eletrónica qualificada;
– utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI), desde que as entidades outorguem um “Acordo-tipo EDI europeu”, que contém as disposições jurídicas a considerar aquando da utilização da EDI pelas empresas no espaço europeu.
Vantagens do EDI para as empresas
A adoção do EDI – e, por sua vez, a uniformização da faturação eletrónica – traz diversas vantagens para as empresas, nomeadamente:
Simplificação e automatização dos processos
Com a estandardização do formato de transmissão de dados, é possível também integrá-los diretamente nos sistemas de gestão (ERP) e enviar os dados para outros sistemas de faturação sem complicações, visto que todos terão necessariamente de cumprir com as mesmas normas e requisitos. Consequentemente, conseguirá automatizar processos, como a integração dos dados no ERP, e simplificar as trocas de informação com outros sistemas.
Menores custos de processamento
Parte inerente à digitalização dos documentos, a adoção do EDI permite, também, reduzir nos custos de processamento e administrativos, incluindo na impressão de documentos, gastos de papel e outros relacionados.
Maior confiança e menor risco de fraude ou evasão
Com o EDI, tem a garantia que a informação não se perde, que vem de fonte fidedigna e que a informação está correta, trazendo uma segurança adicional.
Redução dos tempos e maior agilidade
Com a simplicidade de intercâmbio de dados do EDI e a agilidade da faturação eletrónica, o processo de faturação demora muito menos tempo, permitindo acelerar os pagamentos, já que o envio fica mais imediato e as faturas são mais fáceis de seguir e introduzir na contabilidade.
Faturação mais amiga do ambiente
A redução do uso de papel não é só vantajosa pela diminuição dos custos; é, também, mais amiga do ambiente. A sustentabilidade empresarial traz as suas próprias vantagens às empresas e é igualmente uma preocupação para o setor público. Com o EDI e a faturação eletrónica, diminui-se o desperdício e protege-se mais o ambiente.
Integre o EDI e a faturação eletrónica na sua empresa de forma fácil
Desmaterializar a faturação com toda a segurança é agora mais fácil graças à plataforma de faturação eletrónica da YET, com soluções para todas as necessidades, desde resposta a clientes e fornecedores até ao setor público, com um histórico de casos de sucesso para cada situação e perfeitamente adaptado ao código dos contratos públicos.
Fique a conhecer a faturação eletrónica da YET e descarregue o folheto que lhe dará todas as informações de que precisa para tomar a decisão certa.
O EDI proporciona grandes vantagens competitivas para as empresas
O EDI permite operações mais rápidas e eficientes aos departamentos comerciais, de compras e administração das empresas.
A EDICOM desenvolve soluções com base no “Electronic Data Interchange”, tecnologia que permite automatizar a integração dos seus documentos comerciais em seu ERP ou Sistema Interno de Gestão. Na medida em que aumenta o número de parceiros comercias (clientes, fornecedores, operadores logísticos, etc.) e de mensagens EDI trocadas, maiores serão os benefícios obtidos.
No âmbito interno, as empresas dispõem de sistemas de gestão informatizados que lhes permitem administrar seus processos comerciais e logísticos de forma personalizada, adequada ao seu tipo de negócio e necessidades de comunicação. No âmbito externo, as empresas devem ampliar suas plataformas de comunicação comercial e logística para que possam se conectar com o número máximo de parceiros de negócios.
Atualmente, essas conexões podem ser estabelecidas através da implementação de soluções de EDI (Electronic Data Interchange) que permitem vincular os sistemas de gestão interna dos fabricantes e distribuidores abrindo novos canais de comunicação, ágeis e seguros para construir comunidades de comércio eletrônico conhecidas como B2B.
O EDI tem como base a combinação de software e redes de comunicação seguras e privadas para a troca de documentos padronizados entre os sistemas de computadores dos envolvidos em uma relação comercial.
A padronização destes documentos é o que os diferencia essencialmente o EDI de outros sistemas de intercâmbios de informações. O uso de uma linguagem de programação comum entre os diferentes interlocutores permite que troquem mensagens comerciais como pedidos, recibos, faturas, etc.
A implantação de uma solução EDI em uma empresa oferece grandes vantagens competitivas:
Integração das comunicações com os sistemas de informática internos das empresas.
Processamento de transações comerciais de modo automático.
Otimização dos processos administrativos, logísticos e de gestão das empresas.
Redução do tempo de recebimento e entrega das mercadorias.
Maior segurança e confidencialidade nas comunicações.
Redução dos custos econômicos para informatizar todos os processos de comunicação da empresa.
A Edicom, como empresa de serviços tecnológicos para a integração de dados empresariais, desenvolve um software adaptado às necessidades de seus usuários para que obtenham soluções de EDI rentáveis e eficientes.
Conheça todas as aplicações do EDI e suas vantagens e como a EDICOM pode ajudá-lo a desenvolver qualquer projeto tecnológico EDI clicando aqui.